Cada indústria tem os seus dossiês, prazos e regras de confidencialidade. Veja como o DOK Genius trata o trabalho documental de sete delas.
Jurídica
Escritórios de advogados e departamentos jurídicos
O problema
Cada processo depende de um dossiê completo — procurações, contratos, peças processuais, provas — espalhado por email e drives partilhadas. Um documento em falta ou caducado descobre-se no pior momento, e material confidencial circula sem controlo.
Como o DOK Genius resolve
Um processo documental por tipo de matéria prescreve os documentos exigidos; cada caso novo abre como um dossiê guiado que mostra exatamente o que falta.
Níveis de confidencialidade e permissões por papel controlam quem vê cada dossiê — e as respostas do Genius respeitam as mesmas regras.
Datas de validade nos documentos sinalizam o que está a caducar, e a trilha de auditoria regista uploads e decisões com autor e data.
Dossiês completos antes dos prazos, confidencialidade controlada, e respostas como "que casos estão sem procuração?" em segundos.
Recursos Humanos
Admissão e cadastro de colaboradores
O problema
Cada admissão precisa de contrato assinado, ASO, identificação e mais — cada um com a sua validade. O RH persegue documentos por email e só descobre as falhas numa inspeção.
Como o DOK Genius resolve
Um processo de admissão prescreve o dossiê do colaborador: contrato assinado, ASO, identificação — com mínimos de ficheiros e regras de validade por documento.
O dossiê guiado mostra o progresso (2 de 3 completos) e a próxima ação; a submissão fica bloqueada enquanto faltarem documentos obrigatórios.
ASOs a caducar aparecem no dashboard, e o Genius responde a "que admissões estão sem ASO?".
Admissões sem perseguições, dossiês de colaborador sempre prontos para inspeção, e validades que nunca apanham ninguém de surpresa.
Saúde
Clínicas, hospitais e prestadores de cuidados
O problema
A documentação administrativa e de pessoal — licenças, credenciais, seguros, consentimentos — tem confidencialidade elevada e prazos rígidos, e os auditores esperam ver quem tratou o quê, e quando.
Como o DOK Genius resolve
Processos documentais por tipo de registo mantêm cada dossiê estruturado, com documentos exigidos e validade por item (licenças, credenciais, seguros).
Isolamento por tenant, níveis de confidencialidade e acesso por papel aplicam-se em todo o lado — inclusive antes de qualquer conteúdo chegar à IA.
Uploads, aprovações e downloads de anexos do dossiê ficam auditados — as revisões de conformidade partem de evidência, não de reconstrução.
Documentação sensível sob controlo, credenciais renovadas antes de caducarem, e auditorias respondidas com trilha em vez de correria.
Engenharia
Equipas técnicas e operações de campo
O problema
Dossiês técnicos — certificações, relatórios de inspeção, registos de equipamento, documentos de segurança — expiram em calendários diferentes, e um certificado desatualizado pode parar um projeto ou chumbar uma auditoria.
Como o DOK Genius resolve
Um processo por tipo de dossiê (ficha de equipamento, dossiê de obra, renovação de certificação) prescreve os documentos e os tipos de ficheiro aceites.
O controlo de validade marca cada documento como em dia, a caducar ou caducado, com o dashboard a destacar o que precisa de atenção nos próximos 30 dias.
Fluxos de aprovação registam o aval do engenheiro antes de o dossiê avançar, e o Genius encontra o documento certo em qualquer projeto num instante.
Certificações renovadas a tempo, dossiês técnicos completos por ativo, e nenhum projeto parado por um documento que ninguém vigiava.
Financeira & contabilidade
Gabinetes de contabilidade e equipas financeiras
O problema
Cada cliente e cada período fiscal exige um conjunto de documentos entregue a calendário — extratos, declarações, comprovativos. As falhas descobrem-se no fecho, quando custa mais corrigi-las.
Como o DOK Genius resolve
Um processo por cliente ou período fiscal prescreve os documentos esperados — cada dossiê nasce com uma checklist clara.
Progresso e SLAs mostram que dossiês de cliente estão completos, pendentes ou atrasados — em toda a carteira.
O Genius responde a perguntas como "que clientes ainda não entregaram os extratos bancários?" usando apenas dossiês que quem pergunta pode ver.
Fechos sem perseguições de última hora, visão de carteira do que falta, e dossiês de cliente sempre prontos a entregar.
Seguro automóvel
Uma participação feita uma só vez, aberta sem reescrever nada
O problema
Um sinistro chega como email com fotografias, a declaração amigável e uma carta de condução, reencaminhado entre três caixas de correio. Alguém lê tudo, abre o sinistro à mão no sistema central e anda atrás do que falta. O cliente espera dias por um número de processo e, quando mais tarde há uma contestação, ninguém consegue dizer que fotografia chegou quando.
Como o DOK Genius resolve
A participação é submetida uma só vez e abre sozinha o dossiê do sinistro, com a declaração, as fotografias e a carta de condução cada uma no seu lugar e as que faltam identificadas pelo nome.
Apólice, matrícula, data e intervenientes são lidos dos documentos; o que a leitura não garante fica assinalado para uma pessoa em vez de ser adivinhado.
Com o dossiê completo, o sinistro é aberto no sistema da própria seguradora e o dossiê encerra com o número que este devolve.
Uma participação completa passa a sinistro aberto no próprio dia, e o dossiê guarda o rasto do que chegou, do que foi lido e do que foi enviado.
Transitários
Uma importação despachada antes de o contentor começar a custar dinheiro
O problema
Cada expedição traz fatura, packing list, conhecimento de embarque e certificado de origem, vindos de três partes e cada uma ao seu ritmo. Um administrativo mantém uma folha de cálculo com o que ainda falta e reescreve os valores na declaração aduaneira. Um certificado que chega tarde, ou um valor mal escrito, são sobrestadias num contentor parado no porto.
Como o DOK Genius resolve
O dossiê da expedição indica exatamente que documentos precisa e mostra, num relance, quais faltam e a quem.
Valores, pesos e códigos são lidos dos documentos que os transportam, pelo que a declaração é construída a partir do que se recebeu em vez de reescrita.
Com o dossiê completo, a declaração é submetida ao sistema aduaneiro e o dossiê encerra com a referência que este devolve.
A espera deixa de ser uma caça a quem tem o certificado e passa a ser uma fila que qualquer pessoa lê, e a declaração corresponde aos documentos porque foi feita a partir deles.
Crédito automóvel
Crédito automóvel sem os anexos a andar de um lado para o outro por e-mail
O problema
Um crédito automóvel precisa de papéis do comprador e de papéis do stand, e eles viajam como anexos. Alguém tem de descobrir qual é a versão em vigor, o mesmo documento de identificação fica em quatro caixas de correio, e quem espera não tem como ver o que ainda falta.
Como o DOK Genius resolve
Recolher: o comprador abre uma ligação, vê a lista de documentos que o processo pede, e carrega-os para dentro do próprio dossiê — sem conta, sem anexo, e a lista mostra o que continua em falta.
Entregar: o stand abre uma ligação que mostra o contrato assinado e o plano de pagamentos apenas para leitura, para que não se faça uma cópia só para poder ler.
Os limites fazem parte da funcionalidade: a ligação só é emitida para um dossiê que o tenant classificou como público, expira, pode ser retirada a qualquer momento, e fica registado o que foi aberto ou carregado através dela.
Os documentos passam a viver num sítio em vez de em várias caixas de correio, e a pergunta «qual é a versão boa?» deixa de se fazer.
Estes cenários são exemplos ilustrativos de como as capacidades do DOK Genius se aplicam por indústria — não são referências de clientes.
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