Funcionalidades
Centralize dossiês, documentos, aprovações, auditoria, compliance e IA numa plataforma feita para equipas modernas com muitos documentos.
O diferencial
Guardar documentos é o ponto de partida. O que distingue o DOK Genius é conduzir o processo até ao fim — com as regras aplicadas no domínio, a decisão registada com autoridade e a operação executada no sistema onde o seu negócio já vive.
O ciclo de vida do dossiê é uma máquina de estados aplicada no servidor, não uma convenção de ecrã. Uma transição que as regras não admitem é recusada onde quer que seja pedida — pela interface, pela API ou por uma integração.
A aprovação percorre uma cadeia ordenada: um aprovador de cada vez, com a sua vez registada. A decisão é tomada sobre os documentos e campos tal como estavam naquele instante, para que aprovar signifique aprovar aquilo — e não o que o dossiê veio a ser depois.
Um processo pode terminar chamando o seu próprio sistema de negócio e fechar o dossiê com a referência que de lá voltou. O trabalho acaba onde ele conta, e não numa pasta à espera de alguém.
Quem fez, quando, sobre o quê e com que valor anterior. O rasto acompanha o processo em vez de ser reconstruído a partir dele, que é a diferença entre responder a uma auditoria e preparar-se para uma.
Capacidades
Módulos pensados para reduzir a dispersão, aumentar a rastreabilidade e preparar a sua operação para auditoria.
Crie, acompanhe e conclua processos documentais com estados claros, histórico e rastreabilidade.
Configure fluxos de aprovação simples ou avançados, com comentários, rejeições, reaberturas e decisões auditáveis.
Anexe, organize, proteja e consulte documentos associados a cada processo.
Extraia texto, classifique documentos, resuma conteúdo e prepare informação para pesquisa inteligente.
Pesquise e converse com os seus documentos — com contexto, fontes e controlo de acesso.
Mantenha trilhos de auditoria e histórico de ações para apoiar a revisão interna e a rastreabilidade.
Controle quem pode ver, editar, aprovar e consultar informação sensível.
Isole dados por organização, com configuração dedicada e segurança reforçada.
Ligue o DOK Genius aos seus sistemas por API versionada e webhooks — e deixe-o executar a operação de negócio no fim do processo, à espera da resposta.
Acompanhe métricas operacionais, estrangulamentos, volumes e tempos de decisão.
Documentos que chegam por e-mail, são enviados para a API de entrada ou captados por um scanner são reconhecidos e abrem sozinhos o dossiê certo. Ninguém cria primeiro o caso para o arquivar depois.
Na conclusão, um processo pode invocar a operação de negócio no sistema que a detém e esperar pela resposta — com idempotência, e com a referência devolvida guardada no caso.
Filtre dossiês por unidade, processo, campos configuráveis, condição do documento e validade. Guarde uma pesquisa, partilhe-a com a sua unidade ou pergunte ao Genius apenas sobre esses dossiês.
Junte colegas a um dossiê como colaboradores, que nele trabalham, ou observadores, que apenas o acompanham — partilhando um caso confidencial sem conceder um perfil mais largo.
Um processo pode abrir os seus próprios dossiês — todos os meses, semanas ou anos, no calendário da sua organização — cada um atribuído a uma pessoa. O dossiê agendado é criado e fica à espera: nada é submetido até alguém o assumir, por isso nenhuma validação e nenhum aprovador é saltado.
Os documentos com data de validade são vigiados. O painel mostra o que já expirou e o que expira em 30 e em 90 dias, sem somar, e uma lista própria permite substituir ou renovar um documento sem sair da página. Os avisos chegam a quem é responsável com uma cadência definida — não uma vez por dia por documento.
Como funciona
Equipas
A mesma plataforma oferece vistas e controlos diferentes para cada responsabilidade operacional.
Criar pedidos, anexar documentos e acompanhar o progresso.
Decidir com contexto, comentários e histórico claro.
Gerir permissões, tenants, processos e configuração.
Acompanhar auditoria, confidencialidade e evidências.
Expor a API, configurar a operação que conclui um processo, e controlar acessos.
Comece agora
Comece com um fluxo documental concreto e evolua para processos mais avançados quando fizer sentido.
