Governança documental
O sistema sabe que documentos um caso tem de conter, o que falta, o que está a expirar e quem o pode abrir. Uma pasta passa a ser um dossiê com regras.
O processo documental, de ponta a ponta
Governança documental, controlo de processo, compliance e IA numa única plataforma.
Do documento que chega à operação executada no seu próprio sistema de negócio, o DOK Genius conduz cada processo até ao fim — com IA que lê os documentos e evidência em cada etapa.
Multi-tenant
Auditável
Preparado para IA
Concebido para equipas com elevado volume documental e orientadas para compliance
Seguros
Jurídico
Compliance
Operações internas
Operações
O problema
Documentos dispersos são um risco operacional oculto.
Quando ficheiros, decisões e aprovações vivem espalhados por email, drives e ferramentas desconexas, o controlo e a responsabilização desaparecem — e a IA assente nesse caos apenas amplifica o risco.
Documentos por todo o lado
Ficheiros críticos ficam em caixas de entrada, drives partilhadas e pastas pessoais — duplicados, desatualizados e impossíveis de confiar.
Sem controlo nem trilho de auditoria
As aprovações acontecem por chat e email, sem registo de quem decidiu o quê, quando ou porquê.
IA sem governança
A IA é tão fiável quanto os dados e processos que a sustentam. Conteúdo sem governança produz respostas sem governança.
A plataforma
Duas formas de entrar. Uma só plataforma.
Há equipas que precisam de pôr os documentos sob controlo. Há outras que precisam de conduzir um processo do início à conclusão. O DOK Genius serve as duas — e o compliance e a IA pertencem às duas, não a uma.
Controlo de processo
Cada caso percorre um caminho definido: só avança com as condições cumpridas, só decide quem tem autoridade, e conclui chamando o sistema de negócio que detém a operação.
Compliance
Evidência escrita no momento em que cada coisa acontece — quem decidiu, o que foi enviado, o que voltou. Não é um relatório montado no fim, de memória.
IA
Lê o que chega, retira os dados de que o processo precisa e responde sobre o dossiê dizendo de onde tirou cada resposta — dentro das permissões de cada utilizador.
Tour do produto
Veja o DOK Genius em ação
Ecrãs reais do produto — exatamente o que a sua equipa vai usar, do dossiê guiado às respostas com IA.
Governança documental
De uma pasta de ficheiros a um dossiê que se conhece a si próprio.
Governança documental significa que os seus ficheiros não ficam apenas armazenados — o sistema sabe a que processo pertencem, o que cada caso deve conter e quem está autorizado a vê-los. Isso já funciona hoje. Eis o que já faz, e até onde a ideia vai.
Duas vistas do mesmo modelo — uma para o configurar, outra para o usar.
Configuração · Architect
Pacote de documentos
Agrupa processos relacionados por área de negócio.
Processo documental
Define os campos, regras e aprovadores de um caso.
Documentos exigidos
Os documentos que cada caso deve conter.
Em uso · Contributor
Pacote de documentos
Agrupa processos relacionados por área de negócio.
Processo documental
Define os campos, regras e aprovadores de um caso.
Dossiê
O caso em que a sua equipa trabalha, com tudo o que o processo prescreveu.
Documentos
Documentos obrigatórios, materializados no dossiê.
Anexos
Os ficheiros realmente carregados.
Os documentos obrigatórios que um arquiteto define são materializados em cada dossiê como os documentos que um colaborador preenche com anexos.
Um dossiê que sabe do que precisa
Cada processo declara os documentos que um caso tem de conter. O dossiê mostra o que está completo, o que falta e o que está a expirar, aponta a próxima ação, e recusa a submissão enquanto faltar um documento obrigatório.
Ciclo de vida documental completo
Histórico de versões por documento, políticas de retenção e eliminação, e assinatura formal — as camadas mais profundas, para quando o regulador de um cliente as exigir.
Compliance que se vigia a si próprio
Em vez de responder quando alguém pergunta, o sistema vigia: prazos por etapa, casos parados, documentos prestes a expirar — assinalados antes de se tornarem o problema.
Operações autónomas
Como um documento se transforma numa operação concluída
Arquivar bem um documento vale pouco se alguém tiver na mesma de o voltar a escrever noutro sistema. Estes quatro passos levam um documento da chegada até à própria operação, correndo sozinhos e sem nada ser reescrito pelo caminho — e parando onde o processo mandar, porque as regras e as aprovações são suas.
- 1
O documento chega
Chega por e-mail, pela API de entrada ou por um scanner, é lido e classificado, e abre sozinho o dossiê certo. Quando a correspondência não é suficientemente clara, fica à espera de uma pessoa em vez de adivinhar.
- 2
O processo é tratado
Documentos obrigatórios, prazos, dados extraídos, validações e aprovações fazem o trabalho avançar. O que falta está à vista; o que está completo está pronto.
- 3
A operação é executada
O dossiê chama o sistema que detém a operação — emitir a apólice, abrir o sinistro, registar a encomenda — com os dados que reuniu e sem ninguém os reescrever. Num processo configurado como autónomo, a chamada sai por si só, depois de dadas as aprovações e a validação de qualidade que esse processo exigir.
- 4
O dossiê encerra com a resposta
O resultado volta desse sistema e fecha o caso, com a referência que lhe foi atribuída. Nada é dado como feito por suposição.
Evidência por baixo de cada etapa, não um relatório no fim
Que documento chegou, o que foi lido dele, quem aprovou, o que foi enviado, o que voltou e quando. Meses depois, a resposta à pergunta sobre porque é que um processo diz o que diz é um registo, não uma memória.
O DOK Genius não substitui o sistema que detém a sua operação de negócio. Conduz o processo documental à volta dele e entrega-lhe exatamente aquilo de que precisa.
Plataforma
Tudo o que precisa para controlar o ciclo de vida documental.
Um conjunto completo de blocos de construção para operações documentais governadas, de ponta a ponta.
Pacotes de documentos
Agrupe processos documentais relacionados em pacotes reutilizáveis, alinhados com o funcionamento real do seu negócio.
Processos documentais
Modelos que conduzem cada caso: campos, checklists, aprovadores, âmbito de unidade organizacional e configuração de pesquisa de IA.
Dossiês
Casos com um ciclo de vida controlado — estados claros, responsáveis, e mudanças de estado registadas com autor, motivo e data.
Campos dinâmicos
Capture os dados exatos de que cada processo precisa com campos configuráveis e validados.
Aprovações
Aprovações humanas sequenciais ou paralelas com comentários, rejeições, reaberturas e decisões registadas.
Genius
Um assistente de IA para pesquisar, resumir e analisar documentos — dentro das permissões e do âmbito do tenant.
OCR e processamento de IA
Extração de texto, classificação, embeddings e pesquisa semântica com tecnologia pgvector.
Trilho de auditoria
Alterações, decisões e inícios de sessão registados com autor, data/hora e contexto — disponíveis para revisão interna e rastreabilidade.
Permissões e papéis
Controlo granular por tenant, papel e nível de confidencialidade em cada documento e caso.
Equipa do Dossiê
Indique quem trabalha num dossiê e quem apenas o acompanha — colaboradores e observadores, caso a caso, sem alargar o acesso de ninguém noutro lado.
Pesquisa e Vistas Guardadas
Filtre dossiês por processo, campos configuráveis, condição do documento e validade — e guarde a pesquisa para a partilhar com a sua unidade.
Validade e Expiração
Os documentos têm data de validade; o que já venceu e o que está prestes a vencer são mostrados em separado, com aviso antecipado definido por processo.
Genius
Pergunte aos seus documentos. Obtenha respostas em que pode confiar.
O Genius transforma conteúdo governado em conhecimento operacional — respondendo com contexto, fontes e rastreabilidade, sempre dentro das permissões e do tenant do utilizador.
Pesquisa semântica
Encontre a informação certa mesmo quando a pergunta não corresponde às palavras exatas do documento.
Respostas com fontes
Cada resposta cita a sua origem para que as pessoas possam validar antes de agir.
Consciente de permissões
Os resultados respeitam o acesso efetivo de cada utilizador e o âmbito do tenant.
Genius
Segurança e compliance
Governança integrada em todas as camadas.
Isolamento, permissões e um trilho de auditoria dão-lhe controlo verificável sobre informação sensível.
Isolamento de tenant
Dados e configuração totalmente separados por organização.
Papéis e permissões
Acesso controlado por responsabilidade e contexto.
Níveis de confidencialidade
Tratamento claro para conteúdo sensível e restrito.
Trilho de auditoria
Histórico de ações disponível para revisão interna e rastreabilidade.
Casos de uso
Uma plataforma, muitas operações com elevado volume documental.
Equipas em setores regulados e orientados por processos confiam no DOK Genius para manter documentos e decisões sob controlo.
Seguros
Governe sinistros, apólices e provas de suporte com aprovações auditáveis e revisão assistida por IA.
Sinistros e apólicesJurídico
Centralize contratos e processos com acesso controlado, aprovações e histórico de decisões.
Contratos e processosCompliance
Mantenha provas, imponha políticas e prepare-se para auditorias com rastreabilidade por conceção.
Pronto para auditoriaOperações internas
Padronize pedidos de documentos, checklists e validações em processos de elevado volume.
Elevado volumeOperações
Execute fluxos de trabalho documentais repetíveis com responsabilidade clara, estados e SLAs.
Fluxos de trabalhoGestão documental
Substitua drives dispersas por um sistema de registo governado para documentos críticos.
Sistema de registoPreços
Comece grátis. Cresça à medida que utiliza.
Comece no plano Free, até 2 utilizadores. Quando a equipa crescer, passe ao Standard: paga por utilizador e escolhe o armazenamento da organização.
Comece agora
Ponha o documento, o processo e a prova no mesmo sítio.
Comece por um processo que interesse. Veja-o correr do documento que chega à operação executada — e veja o que deixa para trás como evidência.