A maioria das equipas conhece a inteligência artificial através de uma caixa de pesquisa. Faz-se uma pergunta e recebe-se uma resposta construída a partir de tudo o que a empresa escreveu. A demonstração convence — e depois o piloto encontra a pasta partilhada.
O problema raramente é o modelo. É que ninguém consegue dizer qual é o contrato assinado, se o certificado de seguro em arquivo expirou em março, ou qual das quatro pastas com o nome do mesmo cliente é a que está a ser mantida. Um assistente que leia isto responde com confiança a partir do ficheiro errado, o que é pior do que não responder.
O que tem de ser verdade primeiro
Três coisas, e nenhuma delas é técnica:
- Alguém decidiu o que é um processo completo. Um registo de fornecedor precisa de um documento de identificação, de um contrato assinado e de um certificado de seguro válido — não do "que foi enviado".
- Os documentos têm um estado. Em falta, carregado, validado, a corrigir, expirado. Um documento que ninguém viu e um documento que alguém aprovou não são o mesmo documento.
- O estado é mantido pelo processo, não pela memória. Um certificado de seguro que expira em março tem de deixar de contar como válido em março, quer alguém se lembre quer não.
Isto é governação documental. Não é vistoso, é anterior à onda atual em várias décadas, e é a parte que decide se a caixa de pesquisa serve para alguma coisa.
Onde entra o DOK Genius
Um processo no DOK Genius declara os documentos que um dossiê deve conter. Quando o dossiê é aberto, essas declarações são materializadas numa estrutura: uma entrada por documento esperado, cada uma com o seu estado, as suas datas de validade e as suas aprovações. Um dossiê a que falte um documento obrigatório não pode ser submetido — a regra é aplicada onde o trabalho acontece, e não num email de lembrete.
O resultado é que "este processo está completo?" passa a ter uma resposta que o sistema sabe dar, e "qual é o documento atual?" passa a ser uma propriedade em vez de uma recordação. Um assistente que leia um dossiê governado está a ler algo que já foi decidido — e é essa a diferença entre uma demonstração e uma ferramenta.
A ordem importa
Comprar primeiro o assistente é a sequência habitual, e é a cara: o piloto é avaliado por respostas que nunca iriam estar certas, e a conclusão que se tira é sobre o modelo. Governe-se os documentos e o mesmo modelo passa a valer o que custa.