Todas as organizações já têm pastas. A razão pela qual a pasta nunca resolveu o problema é não ter opinião: guarda o que lá for colocado, no estado em que for, enquanto ninguém o apagar. Pergunte-se a uma pasta se um processo está completo e ela não tem nada a dizer.
Um dossiê é uma pasta a quem foi dito para que serve.
Começa num processo
No DOK Genius, um processo é o modelo. Declara os documentos que um dossiê daquele tipo deve conter — um documento de identificação, um contrato assinado, um certificado com prazo de validade — juntamente com quem os aprova, que campos têm de ser preenchidos e a que parte da organização o dossiê pertence.
Abrir um dossiê materializa esse modelo. Os documentos esperados passam a ser entradas reais de imediato, antes de qualquer carregamento, cada uma já a saber se é obrigatória, quantos ficheiros aceita e quando terá de ser renovada. Um dossiê vazio não está, portanto, vazio: é a lista completa do que falta.
As declarações são copiadas para o dossiê e não referenciadas. Um processo alterado no trimestre seguinte não reescreve em silêncio o que foi pedido aos dossiês do trimestre anterior — e é isso que torna um registo de auditoria digno de ser lido.
Estado não é o mesmo que progresso
Cada entrada tem o seu estado — em falta, parcial, carregado, validado, a corrigir, expirado — e esses estados dizem respeito ao documento, não ao dossiê. Um dossiê pode estar muito avançado com um certificado expirado lá dentro, e um dossiê quase intocado pode ter todos os itens obrigatórios já validados. Duas perguntas diferentes, duas respostas diferentes; juntá-las numa percentagem perde as duas.
O dossiê tem o seu próprio ciclo de vida por cima: preparação, revisão, decisão, processamento, encerramento. Uma submissão a que falte um documento obrigatório é recusada aí, no momento em que alguém está a tentar avançar.
Porque é isto o produto inteiro
Tudo o resto decorre daqui. Os avisos são possíveis porque a validade é uma propriedade. As aprovações significam alguma coisa porque aquilo que é aprovado está identificado. A pesquisa é fiável porque a versão atual é um facto e não um palpite. E um assistente que leia o dossiê está a ler uma decisão que já foi tomada, por uma pessoa, antecipadamente.
Uma pasta pode ser arrumada. Um dossiê pode ser terminado.