Um cliente que tem de entregar o cartão de cidadão, um perito que precisa de ver as fotografias de um sinistro, um advogado que quer o processo para consulta. Nenhum deles tem, nem deve ter, uma conta na sua organização. Para eles há o convite: uma ligação enviada por e-mail para um único Dossiê, e para mais nada.
Um convite não é um utilizador. Quem o recebe não tem perfil, papel, nem nome no sistema — só um endereço de e-mail. É por isso que as regras deste capítulo são mais apertadas do que as de dentro.
Onde está
No passo Formulários de um Dossiê já guardado, ao lado da Equipa do Dossiê, a secção Partilhas lista as pessoas de fora da empresa que foram convidadas para este dossiê, e o que fizeram com o convite.
A secção só aparece a quem tem a permissão Partilhar um dossiê fora da organização, que os modelos Operador e Gestor de Dossiês trazem. Para os outros não aparece nada — nem uma lista vazia.
Só um Dossiê Público sai da empresa
Um Dossiê só pode ser partilhado se estiver classificado como Público. Num Dossiê com outro nível, a secção explica a regra antes de alguém escrever um endereço — Só um dossiê Público pode ser partilhado fora da empresa — e diz qual é o nível atual. A classificação muda-se no mesmo passo, na Confidencialidade, por quem sabe o que o Dossiê contém. A partilha não é uma segunda forma, mais discreta, de a mudar.
E a regra continua a valer depois do convite: se o Dossiê deixar de ser Público, os convites são retirados sozinhos, com a nota Retirado automaticamente quando este dossiê deixou de ser Público.
Convidar
Convidar alguém de fora pede:
| Campo | O que é |
|---|---|
| Email do destinatário | Um só endereço. Um convite, uma pessoa, para que «quem abriu isto?» continue a ter resposta |
| O que pode fazer | Apenas consultar, ou Consultar e preencher |
| Idioma do convite | O idioma do e-mail e das páginas que o destinatário vê |
| Expira ao fim de (dias) | Entre 1 e 365 dias. A ligação deixa de funcionar sozinha quando o prazo acaba |
| Verificação | Por omissão, um código enviado por e-mail ao destinatário: são precisos a ligação e o código |
Enviar convite manda o e-mail de imediato. A ligação nunca é mostrada no ecrã e não há nada para copiar ou reencaminhar: só chega por e-mail ao endereço convidado.
Sem código, e porque é raro
Num convite Apenas consultar pode ligar Enviar uma ligação que abre sem código. O ecrã diz o preço antes de o aceitar: qualquer pessoa que receba ou reencaminhe a ligação consegue abrir o Dossiê, e o registo deixa de poder dizer quem o abriu — só que foi alguém na posse da ligação.
Um convite Consultar e preencher leva sempre código: quem carrega ficheiros e submete tem de provar que tem acesso à caixa de correio convidada.
O que a pessoa de fora vê
O e-mail traz a ligação. Com código, a página pede primeiro os 6 dígitos enviados para o endereço convidado, e não mostra nada do Dossiê antes disso. O número de tentativas é limitado: códigos errados a mais bloqueiam o convite, que fica Bloqueado automaticamente após demasiados códigos de verificação errados.
Depois, a página — com o logótipo da sua organização — diz quem lho partilhou, o que a ligação permite, se a identidade foi confirmada com o código, e que a sessão termina ao fim de um tempo sem atividade. A pessoa pode Terminar esta sessão quando quiser.
O que lá está é só uma parte do Dossiê:
- Os Documentos cujo nível também é Público, com os seus ficheiros. Um Documento mais restrito do que o Dossiê não aparece, nem como nome.
- Os campos do Dossiê e dos Documentos visíveis. Um campo sensível aparece como Preenchido — mantido confidencial: a pessoa sabe que está preenchido, mas não lê o valor.
- Mais nada: nem os comentários, nem a cadeia de aprovação, nem o histórico, nem o Genius.
Apenas consultar
Pode consultar e guardar tudo o que aqui está. Nada nesta página pode ser alterado. Cada ficheiro tem Abrir e Guardar.
Consultar e preencher
A página chama-se Documentos que lhe foram pedidos. Para cada Documento diz o que falta, quantos ficheiros aceita e de que tipos, e tem Juntar ficheiro; os campos que a pessoa pode preencher têm Guardar respostas. Tudo o que guarda fica registado, por isso pode fechar a página e voltar mais tarde pela mesma ligação.
Quando está tudo o que é obrigatório, Concluir e enviar mostra Enviar tudo; enquanto falta alguma coisa, lista o quê. Enviar faz o Dossiê seguir como se tivesse sido submetido cá dentro, com as mesmas validações e o mesmo encaminhamento. A partir daí o convite fica Submetido e apenas de leitura: a pessoa continua a poder consultar o que entregou, mas já não o pode alterar.
O preenchimento só funciona enquanto o Dossiê está em preparação ou com pendências. Se a organização já lhe deu seguimento, a página di-lo e não aceita mais nada.
Acompanhar e retirar
Cada convite da lista mostra o seu estado — Ativo, Submetido, Expirado ou Retirado — o modo, a verificação, quando expira, e o que aconteceu: Aberto pela última vez a…, ou Enviado a… — não foi aberto desde então. Quem enviou o convite é avisado quando ele é aberto e quando é submetido.
- Enviar de novo manda por e-mail uma ligação nova; a antiga deixa de funcionar de imediato, e o prazo recomeça nesse dia.
- Retirar corta o acesso no momento em que confirma — qualquer página que a pessoa tenha aberta deixa de funcionar no clique seguinte. Não se desfaz: voltar a dar acesso é um convite novo.
Um convite retirado, expirado ou bloqueado continua na lista, com a razão. É o registo de quem teve acesso, e não se apaga.
O que deve ter agora
- Um Dossiê Público com um convite Apenas consultar, aberto com o código, e a linha da lista a dizer quando foi aberto.
- Um convite Consultar e preencher usado até Enviar tudo, e o Dossiê a seguir sozinho.
- Um convite retirado, para ter visto a ligação morrer no clique seguinte.
- Uma resposta clara, para um Dossiê partilhado, à pergunta: que Documentos é que a pessoa de fora vê, e porquê esses?