Este manual ensina o DOK Genius pondo-o a construir uma coisa real: a configuração documental de uma pequena seguradora, de uma conta vazia até uma a funcionar. Cada capítulo põe-no a fazer alguma coisa e depois explica todos os campos que encontrou pelo caminho.
Não precisa da parte dos seguros. Substitua pelo seu próprio trabalho — os processos de um escritório de advogados, a abertura de conta de um banco, as admissões de um hospital — e todos os passos continuam a aplicar-se. Usa-se seguros porque tem todas as partes incómodas: documentos que expiram, decisões que precisam de mais do que uma assinatura, e reguladores que perguntam, um ano depois, o que é que estava no processo naquela altura.
O que precisa antes do capítulo 2
- Uma conta. Uma gratuita chega para tudo o que está neste manual.
- Cerca de uma hora para a sequência completa, ou quinze minutos para os três primeiros capítulos.
- Ainda nenhum documento. Só vai carregar alguma coisa a sério no capítulo 4, e serve qualquer PDF.
As três palavras
Quase todas as perguntas de um utilizador novo acabam por ser sobre a diferença entre estas três. Aprenda-as agora e o resto do produto lê-se como óbvio.
| Palavra | O que é | Um exemplo |
|---|---|---|
| Área | Uma pasta para agrupar. Nada mais. | Sinistros |
| Processo | Um modelo: o que um caso deste tipo tem de conter. | Sinistro automóvel |
| Dossiê | Um caso concreto, feito a partir de um processo. | Sinistro 2026-0184, o para-choques do Sr. Silva |
Encaixam uns nos outros, e o encaixe é num só sentido:
Área Sinistros
└ Processo Sinistro automóvel
└ Dossiê Sinistro 2026-0184
└ Dossiê Sinistro 2026-0185
A Área quase não faz nada, de propósito. Não tem documentos, não tem prazos, não tem regras. Existe para que uma seguradora com quarenta processos os encontre por departamento em vez de percorrer uma lista única. Se se apanhar a querer que uma Área imponha alguma coisa, o que quer é um Processo.
O Processo é onde vai todo o raciocínio. É por isso que é o capítulo mais longo deste manual. Tudo o que um caso tem de conter, toda a gente que tem de assinar, e todas as regras que decidem quando está terminado, declara-se uma vez no processo e aplica-se a todos os casos feitos a partir dele.
O Dossiê é a parte que os seus colegas de facto usam. Raramente criam um processo; abrem dossiês o dia inteiro.
A ideia que torna o DOK Genius diferente
Aqui está a frase que vale a pena levar por todo o manual:
Uma pasta guarda o que lá se puser. Um dossiê sabe o que lhe falta.
Quando cria um dossiê, os documentos que o processo espera já estão lá dentro, listados, cada um marcado como em falta. Ninguém tem de se lembrar do que um sinistro automóvel precisa. O dossiê vazio é a lista de verificação.
É por isso que o produto pode recusar deixar um caso incompleto avançar, e é por isso que consegue responder a «de que estamos à espera?» sem ninguém montar um relatório.
O que vai construir
No fim do capítulo 8, a sua conta vai ter:
- Seis áreas — Sinistros, Subscrição, Administração de apólices, Gestão de mediadores, Conformidade, Compras.
- Nove processos, cada um com a sua lista de documentos esperados.
- Um dossiê trabalhado, da criação até uma decisão.
- Uma cadeia de aprovação que recolhe assinaturas pela ordem certa.
- Um assistente Genius a responder a perguntas sobre o que arquivou, com citações.
Entrar
Vá ao endereço que o seu administrador lhe deu, ou a app.dokgenius.com para uma conta gratuita. O ecrã de entrada pede três coisas, e a primeira apanha as pessoas de surpresa:
| Campo | O que escrever |
|---|---|
| Organização | O identificador do seu inquilino — um nome curto como acme-corp, e não a denominação social completa da empresa. Se se registou sozinho, é o que escolheu. |
| O seu. | |
| Palavra-passe | A sua. |
O campo da organização existe porque o DOK Genius guarda os dados de cada cliente num espaço completamente separado. Duas empresas podem ambas ter um processo chamado «Sinistro automóvel» e nenhuma verá alguma vez o da outra.
Se a entrada falhar e a palavra-passe estiver certa, verifique primeiro o campo da organização. É o campo que as pessoas erram, porque nenhum outro produto o pede.
Como ler o resto
Os capítulos estão por ordem e cada um assume o anterior. Se só tem quinze minutos, faça o 2, o 3 e o 4 — Áreas, Processos, Dossiês. Essa é a espinha do produto; tudo o que vem depois é refinamento.