Pessoas, papéis e grupos

Convide utilizadores e convidados, dê papéis num âmbito e por um tempo, deixe que os grupos os carreguem, e saiba porque é que cada pessoa tem o acesso que tem — e que Utilizador e Funcionário não são a mesma coisa.

Quatro ecrãs nas Definições, e são quatro perguntas diferentes que se confundem umas com as outras constantemente:

Ecrã	Responde a
Utilizadores	Quem pode entrar
Funcionários	Quem trabalha aqui, em que cargo
Papéis	O que um tipo de pessoa pode fazer
Grupos	Que pessoas são desse tipo

O capítulo anterior cobriu onde o acesso de alguém alcança — unidades organizacionais e âmbito. Este é o que essa pessoa pode fazer e quem ela é. Os dois são genuinamente separados: uma permissão diz o quê, um âmbito diz onde.

Utilizadores e Funcionários não são a mesma lista

É a distinção que tropeça todos os administradores novos, por isso vem primeiro.

Um Utilizador é uma conta de acesso. Tem um e-mail, papéis, e um estado — ativo ou desativado.
Um Funcionário é uma pessoa na organização: um cargo, uma unidade organizacional, e — para exatamente um deles — a conta de faturação.

Um prestador com acesso e sem cargo é Utilizador e não Funcionário. Uma pessoa no quadro que nunca entra na aplicação é Funcionário e não Utilizador. A maior parte das pessoas é ambas, e é por isso que os dois se confundem.

Os Funcionários carregam a conta de faturação, e só uma pessoa a detém de cada vez. As faturas são enviadas para ela. Desativar essa pessoa limpa a designação — o ecrã avisa, e vale a pena ler, porque «deixámos de receber faturas» é uma falha lenta e silenciosa.

Utilizadores — convidar, desativar, apagar

Definições → Utilizadores.

Convide alguém por e-mail. A pessoa aceita e define a sua própria palavra-passe; nunca lhe passa pelas mãos.
Desativar retira o acesso imediatamente. A conta permanece e pode ser reativada a qualquer altura, com as atribuições que tinha.
Apagar não se desfaz, e a confirmação di-lo.

Desativar é quase sempre o certo. Uma pessoa que sai e volta, uma conta sob investigação, um prestador entre contratos — em todos esses casos o histórico continua ligado a algo que ainda existe. Um utilizador apagado deixa registos de auditoria a apontar para alguém que já lá não está.

As ações em massa tratam da seleção inteira: ativar, desativar, apagar. Duas coisas sobre esse caminho que vale a pena saber:

A organização mantém sempre um administrador ativo — alguém que pode gerir as roles dos utilizadores, alterar roles e alterar as definições de autenticação. Desativar o último é recusado, individualmente e em massa.
Quando algumas linhas são saltadas, o resultado diz «Desativados 4 de 7» em vez de reportar sucesso. Leia o número.

Quando alguém sai

Desativar uma pessoa que ainda tem trabalho em Dossiês abertos — como responsável, num passo de aprovação, numa equipa — diz-lhe quanto, antes de confirmar. Nada passa sozinho para ninguém: Reatribuir o trabalho lista cada item, pede uma pessoa para cada um ou uma pessoa para todos, e um motivo, e diz em cada linha se foi reatribuído ou recusado, e porquê.

Convidados

Convites → Convidar convidados é para pessoas de fora da organização que trabalham no produto durante um período: um consultor, um auditor externo, um parceiro. Um convidado é convidado até uma data, em Acesso até, e:

chega sem papel e sem grupo;
recebe papéis só numa unidade, num Processo ou numa Área, e sempre até uma data — o modelo Consultor Externo foi feito para isto;
nunca recebe uma permissão crítica, e nada lhe é emprestado por delegação;
não consulta a lista de pessoas da organização;
é desligado sozinho quando a data passa, ou quando termina a sua última atribuição.

Papéis — permissões, não pessoas

Definições → Papéis (a página chama-lhes Perfis). Um papel é um conjunto de permissões com nome. Os papéis são da sua organização: renomeie-os, altere-os, desative-os. Nada no produto depende do nome de um papel — mudar-lhe o nome não muda nada do que permite.

Uma organização nova nasce com seis papéis, feitos a partir dos modelos do produto e com os nomes na língua da organização:

Papel	Para	Âmbito típico
Administrador da Organização	Uma ou duas pessoas que respondem pela organização. Todas as permissões, e as novas que o produto acrescentar.	A organização
Desenhador de Processos	Quem desenha Áreas, Processos, campos e documentos. Não vê nenhum Dossiê.	A organização ou uma Área
Gestor de Dossiês	Quem responde por uma equipa: o que o Operador faz, mais equipas, aprovadores, reatribuir, concluir, cancelar e aprovar.	Uma unidade
Operador	Quem trabalha os Dossiês no dia a dia: cria-os e trata-os.	Uma unidade ou um Processo
Aprovador	Pode ser nomeado para decidir, e decide só os passos em que está designado.	Uma unidade ou um Processo
Leitor	Lê os Dossiês e os seus ficheiros, não altera nada.	Uma unidade ou um Processo

Novo a partir de um modelo oferece mais onze, cada um com o mínimo para a sua função: Administrador de Utilizadores, Administrador de Segurança, Administrador de Faturação, Administrador de Integrações, Gestor de Estrutura Organizacional, Revisor de Qualidade, Operador de Entrada Documental, Leitor de Relatórios, Auditor, Consultor Externo e Conta de Serviço de Entrada.

Duplicar perfil copia um papel como «{nome} (cópia)». Comparar com o modelo mostra o que um papel tem a mais e a menos do que o modelo de onde nasceu.
Desativar mantém as atribuições do papel, mas as suas permissões deixam de contar até ser reativado. Antes de desativar ou apagar, o ecrã mostra quem perde o quê.
Role de quem chega é o papel dado a quem chega por convite ou registo, salvo se quem convida escolher outro.
Quando o produto acrescenta uma permissão a um modelo, os papéis feitos a partir dele não a recebem sozinhos. Permissões novas dos modelos, no topo da página, pergunta uma vez por papel: Dar ou Deixar de lado. Um papel marcado com Recebe as permissões novas automaticamente recebe-as.

Construa papéis por subtração, não por adição. Partir de um papel vazio e ir acrescentando permissões até alguém parar de se queixar produz um papel que ninguém sabe descrever. Partir de um papel que funciona e tirar o que esta pessoa não deve ter produz um que se explica numa frase.

O teste bruto, do capítulo das aprovações: quem monta o caso pode aprová-lo? Se um papel carrega os dois, a sua cadeia de aprovação regista pessoas a concordarem consigo próprias. Aprovar é uma permissão diferente de editar, e o produto avisa de quatro pares que recomenda manter separados: alterar Processos e aprovar; a validação de qualidade e aprovar; gerir as roles dos utilizadores e ver os registos de auditoria; alterar roles e ver os registos de auditoria. Quando uma alteração junta um par na mesma pessoa, pede Confirmar mesmo assim e regista que confirmou.

Permissões críticas

Oito permissões são críticas, porque mal dadas expõem tudo: gerir as roles dos utilizadores, alterar roles, alterar as definições de autenticação, gerir o provisionamento SCIM, ver e agir em todos os Dossiês, decidir um Dossiê que a própria pessoa criou, reabrir um Dossiê concluído ou cancelado, e baixar um nível de confidencialidade.

Dar uma pede uma sessão aberta com a verificação em dois passos, e um motivo, que fica na auditoria com o seu nome.
Uma permissão crítica nunca chega por delegação, e nunca vai para um convidado nem para um grupo que vem do diretório.
Ninguém dá o que não tem, e ninguém alarga as próprias permissões: isso pede-se a quem administra a organização.

Atribuições — quem, o quê, onde, até quando, porquê

Um papel chega a uma pessoa, ou a um grupo, por uma atribuição. Atribuir uma role, a partir da página da pessoa ou do grupo, pergunta cinco coisas:

Quem — uma pessoa ou um grupo.
O quê — um papel, tal como está.
Onde — toda a organização, uma unidade (e, se quiser, as unidades abaixo), um Processo ou uma Área.
Até quando — sem fim, ou até um último dia.
Porquê — um motivo, obrigatório para um papel com uma permissão crítica.

Atribuições, na página de cada pessoa e de cada grupo, lista cada atribuição com o seu âmbito, validade, origem e estado. Pode alterar a validade, ou retirá-la com um motivo. Uma atribuição com data de fim termina sozinha.

Dois âmbitos não se somam. Um papel de leitura na unidade de Recursos Humanos e outro papel de leitura noutro sítio valem cada um no seu âmbito; juntos não fazem uma leitura mais larga.

Grupos — para que os papéis fiquem poucos

Definições → Grupos. Um grupo é um conjunto de utilizadores que carrega papéis.

A razão para os usar é aritmética. Quarenta pessoas e seis papéis atribuídos individualmente são duzentas e quarenta decisões, cada uma das quais pode estar errada e nenhuma das quais é visível de lado nenhum. Seis grupos a carregar seis papéis são seis decisões, e «quem tem isto?» passa a ser uma lista que se consegue ler.

Há três tipos:

Tipo	Os membros são decididos	Nota
Manual	À mão, em Gerir membros	Um Grupo predefinido recebe toda a gente que chega.
Dinâmico	Por uma regra: unidade de casa (com ou sem as de baixo), posição, tipo de conta, domínio do e-mail	Pré-visualizar diz quem entra e quem sai antes de gravar. Ninguém adiciona nem remove membros à mão.
Externo (Entra)	No diretório da sua organização, pelo provisionamento SCIM	Os membros mudam-se lá, nunca no DOK Genius. Os papéis dão-se cá — nunca um com permissões críticas.

Um grupo pode ter Gestores, que adicionam e removem os seus membros sem gerirem todos os grupos, e só enquanto têm tudo o que o grupo dá. Cada gestor encontra os seus em Os grupos que giro.

Quando o acesso de alguém está errado, corrija o grupo e não a pessoa. Uma exceção por utilizador é invisível seis meses depois — é a linha que ninguém se lembra de ir ver, e é assim que uma pessoa acaba com acesso que ninguém pretendeu e de que ninguém se lembra de ter dado.

Porque é que esta pessoa tem acesso?

Três ecrãs respondem com a regra que decide, e não com uma estimativa:

Acesso efetivo, na página de cada pessoa: cada permissão que tem, em que âmbitos, e de onde vem — que papel, por que grupo, por que atribuição.
Porque tem acesso?, num Dossiê: para uma pessoa e um ato — ver, descarregar os ficheiros, editar, decidir — Pode ou Não pode, e o passo que decide: permissão, âmbito, confidencialidade, participação, designação, plano.
Se gravar, antes de gravar um papel, um grupo ou uma atribuição: quantas pessoas mudam, o que ganham e perdem, quantos Dossiês passam a ver ou deixam de ver, e os passos de aprovação que ficariam sem ninguém que os decida.

Delegações

As minhas delegações empresta o acesso de uma pessoa a um colega enquanto ela está ausente, sempre com início, fim (no máximo 90 dias) e motivo.

Aprovações empresta os passos de aprovação que esperam por ela, e nenhuma permissão. O colega tem de poder aprovar por si.
Permissões escolhidas empresta permissões que a pessoa tem, nos âmbitos onde as tem, nunca uma crítica.

Quem gere as roles dos utilizadores pode criar uma em nome de uma pessoa ausente. Cada ato feito por delegação fica registado com os dois nomes.

Onde fica a fronteira com o capítulo anterior

Vale a pena ser explícito, porque estes dois capítulos são o par que as pessoas confundem:

Papéis e grupos decidem o que alguém pode fazer — ver, criar, alterar, apagar, aprovar.
O âmbito de uma atribuição, e as unidades organizacionais, decidem onde isso alcança — que sucursal, que departamento, que Processo, e se desce a árvore.

Os dois têm de estar certos. Uma pessoa com a permissão de aprovar e sem âmbito sobre a sucursal do Porto não consegue aprovar um caso do Porto, e a razão vai parecer um defeito até se saber qual dos dois falta — é para isso que serve Porque tem acesso?.

Os adendos seguem a unidade da matriz. Acrescentar a um Dossiê concluído é uma permissão própria, Criar um adendo a um dossiê concluído, que os modelos Operador, Gestor de Dossiês e Administrador da Organização trazem. O seu onde é a unidade organizacional do Dossiê a que se acrescenta — não a unidade da própria pessoa, nem aquela onde o adendo vai ser trabalhado. Também não é o mesmo que acrescentar Documentos a um Dossiê ainda em curso: isso acrescenta a um caso vivo, e um adendo acrescenta a um Dossiê já fechado, sem o reabrir.

O que deve ter agora

Utilizadores convidados, convidados até uma data, e uma regra de que sair é uma desativação seguida de reatribuir o trabalho.
A conta de faturação definida numa pessoa que não está prestes a sair.
Papéis feitos a partir de modelos ou por duplicação e subtração, cada um descritível numa frase.
Atribuições no âmbito mais pequeno que resolve, com data de fim onde a necessidade a tem.
Grupos a carregar os papéis, e nenhuma exceção por utilizador que não consiga justificar em voz alta.
Uma pessoa verificada de ponta a ponta em Acesso efetivo: o quê, onde e até quando, e os três são o que queria.