O acesso no DOK Genius não é uma lista de permissões. São quatro coisas que se combinam, e saber em que camada se está é o que torna «porque é que esta pessoa consegue ver aquilo?» uma pergunta com resposta.
| Camada | Decide |
|---|---|
| Organização | Que dados sequer existem |
| Unidade organizacional | A que parte da empresa um caso pertence |
| Processo | Que modelos uma pessoa pode usar |
| Dossiê | Quem está neste caso em concreto |
Estreitam por essa ordem.
Construa o organigrama
Abra Organisation structure. As unidades vêm em três tipos, e formam uma árvore:
| Tipo | O que é |
|---|---|
| Company | O topo |
| Branch | Um local, uma região, uma subsidiária |
| Department | Uma equipa dentro de uma |
Para a seguradora, construa isto:
Acme Seguros (Company)
├── Lisboa (Branch)
│ ├── Sinistros (Department)
│ ├── Subscrição (Department)
│ └── Conformidade (Department)
├── Porto (Branch)
│ ├── Sinistros (Department)
│ └── Subscrição (Department)
└── Sede (Branch)
├── Compras (Department)
└── Mediadores (Department)
Cada unidade aceita ainda um code para integrações, um sort order para apresentação, e pode ser desativada.
Os três tipos descrevem intenção; o pai descreve estrutura. Nada o impede de encaixar de outra forma se a sua organização tiver outro formato.
Atribuir acesso — o campo que faz o trabalho
Abra o acesso de uma pessoa e acrescente uma unidade. Três campos:
| Campo | O que faz |
|---|---|
| User | Quem |
| Organisation unit | Que unidade |
| Include children | Se a atribuição desce a árvore |
O include children é a diferença entre duas pessoas completamente diferentes:
- Lisboa → Sinistros, sem filhos — o gestor de sinistros de Lisboa.
- Lisboa, com filhos — o diretor regional, que vê Sinistros, Subscrição e Conformidade.
- Acme Seguros, com filhos — tudo.
Uma linha, um interruptor.
Porque é melhor do que listar departamentos
Podia dar ao diretor regional cada departamento pelo nome. Funciona — até alguém criar um departamento.
O include children atribui a forma em vez dos membros, por isso um departamento novo fica coberto no momento em que existe. Que é exatamente quando ninguém está a pensar em permissões.
É este o argumento inteiro a favor de calcular o acesso em vez de o conceder: uma lista só está correta no dia em que é escrita.
Scope e Members num processo
Dois passos diferentes do assistente do processo, e não são alternativas.
- O Scope é a regra — este processo aplica-se a estas partes da organização.
- Os Members são a exceção — e também a esta pessoa, diga o âmbito o que disser.
Quando alguém precisa de acesso e o âmbito não lhe chega, a tentação é alargar o âmbito. Não o faça. Um âmbito alargado também alcança casos que ninguém examinou. Acrescente essa pessoa como membro — a exceção pertence a um sítio com nome.
Quem está num caso
Cada dossiê tem a sua equipa, com dois papéis:
| Papel | Significa |
|---|---|
| Collaborator | Trabalha no caso |
| Watcher | Acompanha-o sem agir |
A equipa é criada a partir da equipa por omissão do processo quando o dossiê é feito, como instantâneo — o mesmo princípio dos documentos e dos aprovadores. Um modelo alterado mais tarde não reescreve quem estava nos casos do trimestre anterior.
Duas pessoas ficam deliberadamente de fora dessa materialização: quem reportou o caso e a quem ele está atribuído. Já são participantes diretos, por isso uma linha não lhes daria nada — e uma linha de Watcher para quem criou o dossiê trancá-la-ia fora do seu próprio trabalho, o que ninguém que configure um modelo pretende.
Onde isto aparece quando não está a olhar
No Genius. O assistente responde apenas a partir de documentos que quem pergunta pode abrir, e esse filtro é aplicado quando as passagens são selecionadas. As quatro camadas acima são o que ele consulta — e é por isso que um modelo de acesso quase certo deixa de ser um incómodo e passa a ser um incidente assim que um assistente o começa a ler.
Na partilha externa. A unidade de partilha é o dossiê inteiro. Não há deliberadamente permissão por documento, porque as permissões por documento são a funcionalidade que torna impossível, um ano depois, responder a «quem consegue ver isto?». Um caso que precise de partilhar menos é um caso com menos coisas dentro.
O que deve ter agora
- Uma árvore organizacional que corresponde à real.
- Pelo menos uma atribuição com include children, e uma sem, para ter visto a diferença.
- Um processo em que o Scope é a regra e os Members carregam uma exceção verdadeira.
- Uma resposta clara, para um documento em concreto, à pergunta: quem pode abrir isto, e por que camada?