O Painel é a primeira entrada do menu de áreas e o ecrã que a maior parte das pessoas abre todas as manhãs. Não é um relatório. É uma lista de trabalho que já decidiu o que merece atenção hoje.
A que responde
Quatro perguntas, e são feitas por esta ordem porque é a ordem por que interessam.
O que precisa de atenção
| Quadrante | Conta |
|---|---|
| Em atraso | Dossiês para lá do seu SLA |
| SLA em risco | Dossiês cujo SLA está prestes a esgotar |
| À espera de decisão | Decisões de aprovação pendentes |
| Falhas de processamento | Falhas por resolver |
Não são quatro vistas do mesmo número. Um caso pode estar em atraso e não ter falhado; um caso pode ter falhado e estar bem dentro do SLA. Somá-los produziria um valor que não significa nada.
Onde está tudo
Quatro grupos de fase, cada um uma contagem de dossiês:
| Grupo | Contém |
|---|---|
| Novos | Ainda não assumidos |
| Em curso | A ser trabalhados, à espera, ou em processamento |
| Atenção | Falhados, recusados, ou de outra forma encravados |
| Encerrados | Concluídos e cancelados |
Atenção é o grupo a vigiar. Novos e Em curso crescem e encolhem sozinhos; o Atenção só encolhe quando alguém faz alguma coisa.
O que está a expirar
Documentos cuja data de validade passou ou está perto, em três janelas separadas:
| Janela | Significa |
|---|---|
| Expirado | A data já passou — substituir agora |
| Nos próximos 30 dias | Ainda válido — tratar este mês |
| De 31 a 90 dias | Ainda válido — planear para o trimestre |
Não são somadas, e as três existem porque pedem três coisas diferentes. Uma é um problema que já tem; uma é o trabalho deste mês; uma é um número de planeamento. Uma contagem única de «a expirar em breve» junta uma emergência e uma nota na agenda no mesmo número.
O quadrante abre para o ecrã completo Documentos por vencer, que tem capítulo próprio.
O que acabou de acontecer
Uma lista corrida dos eventos mais recentes — dossiês criados, concluídos, cancelados.
Porque é que um quadrante está vazio, e quase nunca é uma avaria
É a pergunta de apoio mais comum sobre este ecrã, por isso vale a pena dizê-lo sem rodeios.
| Quadrante vazio | Quase sempre porque |
|---|---|
| Em atraso e SLA em risco | Os processos não têm Default SLA. Sem SLA, nada pode estar atrasado — o quadrante está certo |
| A expirar | Os documentos não têm Requires expiration date, ou o processo não tem Expiry warning lead days. Ambos têm de estar definidos |
| À espera de decisão | Nenhum processo tem aprovadores configurados |
| Falhas de processamento | Nada falhou. Esta é boa notícia |
Três desses quatro são campos que deixou em branco dois capítulos atrás. O capítulo 3 assinala-os na altura; é aqui que a consequência aparece.
As ações que tem
Três, e são as três coisas que alguém faz depois de olhar:
- Novo dossiê — começar um caso.
- Todos os dossiês — a lista completa, assunto de um capítulo mais à frente.
- Validação de qualidade — a fila de resultados de IA à espera de uma pessoa. Só aparece se tiver a permissão.
Há ainda Abrir a entrada documental, a partir do indicador de entrada, quando há documentos à espera de encaminhamento.
Lê-lo como gestor e não como utilizador
Os quadrantes respondem a «o que faço a seguir?» para uma pessoa. Lidos ao longo de uma semana respondem a outra coisa:
- Atenção que nunca encolhe é um processo com um passo que ninguém assumiu.
- Em atraso a subir com Em curso estável significa que o trabalho chega mais depressa do que é fechado — um problema de capacidade, não de diligência.
- Muitos Expirados com poucos a 30 dias significa que ninguém andou a vigiar validades, e o atraso é histórico e não corrente.
- À espera de decisão consistentemente grande significa que uma cadeia de aprovação tem uma pessoa que não está disponível ao ritmo de que o negócio precisa. Isso é uma questão de organização, e o capítulo das aprovações é o que diz o que uma aprovação é de facto.
Nada disso é um relatório que o produto gere. É o que as quatro contagens significam quando se olha para elas duas vezes.
O que deve ter agora
- Um painel onde pelo menos os grupos de fase estão povoados.
- Uma resposta clara para cada quadrante vazio: que campo de que processo está em branco, ou que genuinamente não há nada a qualificar.
- A sua equipa avisada de quais são os dois quadrantes sobre os quais agir antes do almoço.