Documentos por vencer está no menu de áreas, ao lado dos Dossiês. Lista todos os documentos com data de validade que passou ou está prestes a passar, em todos os dossiês que consegue ver.
Existe por causa de uma pergunta a que uma pasta de ficheiros não sabe responder: este certificado estava válido no dia em que a decisão foi tomada? O registo de um mediador, o seguro de um fornecedor, a carta de condução de um condutor — todos corretos no dia em que foram arquivados e todos capazes de estarem errados um ano depois, em silêncio, sem ninguém tocar em nada.
Porquê um documento por linha
A lista é uma linha por documento, não por dossiê. Soa estranho ao início se andava a pensar em casos, e é a unidade certa: o documento é o que expira. Um dossiê com três certificados que caducam em três meses diferentes não é «um dossiê a expirar»; são três trabalhos separados em três datas separadas.
Cada linha mostra o documento, o dossiê a que pertence, a unidade organizacional, quem é responsável, e a validade — Expirou há 42 dias, Daqui a 12 dias, Expira hoje.
As três janelas, e porque não são um número só
| Janela | Significa | Para que serve |
|---|---|---|
| Expirado | A data de validade já passou | Um problema que já tem. Substituir agora |
| Nos próximos 30 dias | Ainda válido | O trabalho deste mês |
| De 31 a 90 dias | Ainda válido | Um número de planeamento para o trimestre |
São três contagens separadas e deliberadamente não são somadas. Cada uma pede uma coisa diferente, e um número único de «a expirar em breve» junta uma emergência, uma tarefa e uma nota de agenda num valor que não diz a ninguém o que fazer.
A janela Expirado é a que tem consequência de conformidade. As outras duas são as que impedem que volte a acontecer.
As duas coisas que pode fazer daqui
Ambas agem diretamente sobre o documento — não tem de abrir o dossiê, encontrar o documento e descobrir o que lhe fazer. Essa objetividade é a razão de ser do ecrã.
Renovar validade
Para um documento cujo ficheiro continua correto e cuja validade foi simplesmente prolongada — um certificado reemitido com data posterior, uma declaração anual renovada.
Escolha a nova data. Duas recusas que vale a pena conhecer, porque ambas são o sistema a impedi-lo de fazer algo inútil e não uma avaria:
- Uma data que já passou não renova nada, e o ecrã di-lo.
- A data que já tem não altera nada, e o ecrã di-lo.
Substituir documento
Para um documento cujo ficheiro está errado ou desatualizado — um certificado caducado substituído pelo novo.
Leia a confirmação com atenção, porque o comportamento é diferente em dois casos e a caixa diz-lhe em qual está:
- O documento já tem um ficheiro. O novo é guardado com o nome existente, por isso substitui esse ficheiro e o anterior é apagado. A caixa pede-lhe que confirme exatamente isso.
- O documento ainda não tem ficheiro. Nada é substituído — o ficheiro que escolher é apenas acrescentado.
A substituição é destrutiva de propósito, e a confirmação está redigida para o dizer. Um documento esperado é um lugar com nome, não um histórico de versões: guardar todos os certificados substituídos no mesmo lugar é como «qual é o atual?» deixa de ter resposta, que é precisamente o problema que este ecrã existe para resolver.
Quando o ecrã recusa
«O dossiê está em X e não aceita alterações.» O caso chegou a um estado que não aceita edições — Concluído ou Cancelado. O documento aparece listado, porque está genuinamente a expirar, mas não há nada a fazer-lhe aqui. E está certo: os documentos de um caso encerrado são um registo, e um registo que se pode editar não é um registo.
Fazê-lo funcionar de todo
O ecrã não mostra nada se dois interruptores não estiverem ligados, e ambos vivem no processo, dois capítulos atrás:
- Requires expiration date, no documento esperado. Sem ele, o documento não tem data de validade e não pode expirar.
- Expiry warning lead days, no processo. É o que decide com que antecedência o quadrante do painel avisa.
Se Documentos por vencer disser Nada está a expirar num inquilino cheio de certificados, é quase sempre o primeiro deles, e não uma organização vazia. Volte aos processos e verifique que documentos esperados carregam de facto o interruptor.
Campanhas de renovação
Um documento por linha chega para um certificado de cada vez. Não chega para o dia em que trinta cartões de cidadão caducam no mesmo trimestre, cada um no dossiê de uma pessoa diferente, e a única coisa em comum entre eles é o pedido que lhes quer fazer. Para isso existe Campanhas de renovação, ao lado deste ecrã.
Uma campanha é o mesmo pedido, feito a muita gente, com um dossiê novo para cada uma:
- O critério. O processo, os documentos esperados que interessam (só os que têm data de validade), e uma janela — a caducar em 30 dias, em 90, já caducados — ou um intervalo de datas. Pode limitar a uma unidade da organização.
- A pré-visualização. Antes de qualquer envio, a lista de quem vai ser contactado e por que meio: uma notificação, para quem tem conta; um convite por e-mail, para quem não tem; e, à parte, quem não é contactável (sem conta e sem endereço) e os documentos que não nomeiam ninguém. Nada é criado aqui.
- O lançamento. Um nome, a cadência dos lembretes, e o botão. A partir daí a campanha abre um dossiê de renovação por destinatário, do mesmo processo, só com os documentos pedidos e ligado ao dossiê que renova. O dossiê original não muda: continua concluído, com os seus documentos como registo.
O convite por e-mail é o mesmo da partilha externa: a pessoa entra pela ligação, com um código, e entrega os documentos no dossiê de renovação sem precisar de conta. Assim que um ficheiro chega, o pedido passa a Entregue; quando alguém da equipa o valida, passa a Validado. Os lembretes param na entrega.
O painel mostra, para cada campanha, três números — pendentes, entregues, validados — e uma linha por pessoa, com o dossiê de renovação, o de origem, o meio, o estado, e quantos lembretes já foram. Duas ações por linha:
- Lembrar agora reenvia o convite (com uma ligação nova) ou repete a notificação, fora da cadência automática e sem a alterar.
- Fechar pedido encerra um pedido sem entrega. O convite deixa de funcionar; o dossiê de renovação fica como está — cancelar dossiês é uma decisão do responsável, um a um.
Quem lança uma campanha precisa de uma permissão própria, Lançar uma campanha de renovação, que os modelos Operador e Administrador da Organização trazem. Os papéis sem ela veem a lista e os painéis, mas não os botões.
O que deve ter agora
- Pelo menos um documento listado, idealmente um em cada janela.
- Uma validade renovada, para ter visto esse caminho.
- Um documento substituído, e a confirmação lida em vez de clicada.
- Uma verificação nos seus nove processos de que todos os certificados, licenças e registos têm o Requires expiration date ligado.