Até aqui criou um caso e depois pôs documentos lá dentro. O trabalho real acontece muitas vezes ao contrário: o documento chega primeiro, e ainda ninguém decidiu o que ele é.
Chega um e-mail com três anexos. Um digitalizador produz quarenta páginas. Um parceiro envia um ficheiro por uma integração. Um colega tem um certificado na mão e não sabe a que caso pertence.
O Inbound é o sítio com nome para isso.
Porque não é apenas um dossiê em «New»
Isto tropeça as pessoas, por isso vale a pena ser direto: um documento de entrada não é um dossiê parado num estado de espera. É outra coisa, com outro ciclo de vida.
A razão é medição. Uma fila de coisas que talvez sejam trabalho, misturada com a das que seguramente são, é uma fila que ninguém consegue medir. «Quantos casos abertos temos?» deixa de ter resposta no momento em que ficheiros por classificar são contados no meio deles.
De onde vêm os documentos
| Canal | O que significa |
|---|---|
| Um anexo numa mensagem enviada para uma caixa vigiada | |
| Scanner | Uma página ou lote de uma sessão de digitalização |
| API | Uma chamada direta de outro sistema |
| Manual upload | Uma pessoa carregou o ficheiro sem escolher destino |
O manual upload é o que vale a pena explicar à equipa. Existe para que alguém que não sabe a que processo um documento pertence tenha onde o pôr — em vez de adivinhar um processo e criar um dossiê no sítio errado, o que é bastante mais difícil de desfazer.
Diga às pessoas: se não tem a certeza, ponha no Inbound. Essa instrução é mais barata do que a limpeza.
A fila
Abra Inbound no menu à esquerda. Cada linha mostra o documento, de onde veio, em que estado está, e o que o classificador acha que ele é.
| Estado | Significa |
|---|---|
| Received | Guardado, à espera da extração |
| Extracting | O texto e a estrutura estão a ser lidos |
| Classifying | Está a ser proposto um processo de destino |
| Awaiting triage | Uma pessoa tem de escolher o destino |
| Routing | O destino está decidido, o dossiê está a ser feito |
| Routed | Já é um documento dentro de um dossiê |
| Discarded | Uma pessoa decidiu que isto não deve tornar-se um caso |
| Failed | O processamento falhou. A razão fica registada, e pode ser repetido |
Só aparece no «Awaiting triage», e só quando a máquina não tem confiança suficiente. É o desenho, e é o inverso do arranjo habitual em que uma pessoa aprova todas as decisões automáticas porque uma delas pode estar errada. A confiança é um número que o sistema já tem; usá-lo para decidir quem olha é o que torna o volume gerível.
O Failed é um estado, não um erro. A razão fica registada e o documento pode ser repetido — que é o que impede um problema de integração de virar uma linha de log que ninguém lê.
Triar um
Carregue numa linha em Awaiting triage. Vê o documento e o destino que o classificador propôs. Três coisas que pode fazer:
- Confirmar o processo proposto. É encaminhado, um dossiê é criado ou escolhido, e o ficheiro aterra lá dentro.
- Alterar o destino e confirmar.
- Descartar. Publicidade, um duplicado, algo que nunca foi um caso.
Um dossiê criado aqui começa em Draft, porque foi uma pessoa a decidir o destino. Só os dossiês que a máquina cria sozinha, quando encaminha com confiança, começam em New.
Carregar alguma coisa você mesmo
Inbound → Upload é o ecrã para um ficheiro que ainda não tem destino. Largue-o, e junta-se à fila como qualquer outro — extraído, classificado, e posto à frente de alguém se a máquina tiver dúvidas.
Enviar a mesma coisa duas vezes é seguro
Um conector de correio que repete não cria duplicados. Cada documento de entrada carrega o seu canal e o identificador que o remetente deu à entrega, por isso uma mensagem com três anexos torna-se três documentos distinguidos pelo conteúdo, e uma repetição dessa mesma mensagem não acrescenta nada.
Nunca vai reparar nisto a funcionar. É a razão pela qual ninguém tem de limpar nada depois de uma repetição.
O que deve ter agora
- Pelo menos um documento na fila.
- Um encaminhado para um dossiê, para ter visto a junção entre este capítulo e o anterior.
- A sua equipa avisada da única regra que interessa: na dúvida, Inbound.