Já construiu a configuração. Este capítulo é sobre tirar respostas dela — o que depende sobretudo de decisões que já tomou, dois capítulos atrás, sem saber.
Antes deste capítulo
O Painel tem capítulo próprio — ver O Painel. Este é sobre a outra metade de encontrar coisas: a lista, os seus filtros, e os dois interruptores que decidem se uma pesquisa encontra seja o que for.
A lista de dossiês
Dossiers no menu à esquerda. Duas vistas:
- List — uma tabela, ordenável, com colunas de estado, prioridade, confidencialidade, SLA, responsável, dono e progresso.
- Kanban — os mesmos casos como cartões em colunas por fase. Melhor para uma reunião de pé, pior para encontrar um caso em concreto.
Alterne entre elas no botão do canto superior direito. A escolha é por pessoa, não por organização.
Filtros
Ao lado: estado, fase, processo, área, prioridade, responsável, e os campos que marcou como filtráveis.
Esse último é o ponto deste capítulo.
Adendos
Os adendos estão na mesma lista dos Dossiês, cada um mostrado depois do número da matriz: 123/620. Na secção Âmbito do painel de pesquisa, Tipo de dossiê restringe a lista a Só dossiês base ou Só adendos; a omissão é Todos. Procurar 123 encontra o Dossiê e os seus adendos; 620 ou 123/620 encontra o adendo. O capítulo Trabalhar um Dossiê explica o que é um adendo.
Pessoas, anexos e a terceira vista
Duas secções do painel de pesquisa são sobre quem e sobre o quê, não sobre o processo:
- Pessoas — o relator (quem criou o dossiê), o responsável (a quem está atribuído) e o funcionário a que um documento por funcionário diz respeito. Escolha um ou vários de cada; o dossiê tem de cumprir todos.
- Anexos — o estado da revisão de um ficheiro (a revisar, aprovado, reprovado) e o seu revisor. Num ficheiro já decidido, o revisor é quem o decidiu. Num ficheiro ainda por rever, o revisor é quem se espera que o decida: os aprovadores do dossiê. Por isso "revisora Isabella, a revisar" lista o que está à espera dela.
Nenhuma das duas precisa de um processo escolhido primeiro, e ambas sobrevivem a uma mudança de processo.
Depois, o terceiro botão ao lado de Lista e Kanban: Anexos. Responde à mesma pesquisa um nível abaixo — uma linha por ficheiro em vez de uma por dossiê — com o ficheiro, o seu documento, o número do dossiê, o funcionário a que diz respeito, o relator e o responsável, e o estado da revisão com o motivo quando foi reprovado. Cada linha abre o seu dossiê.
Use-a para a pergunta a que a lista de dossiês não responde directamente: "os ficheiros reprovados reportados pela Thassia no processo de folha de ponto entre Fevereiro e Maio, do Alan". A lista de dossiês diria quais os dossiês que contêm um ficheiro assim e deixava-o abrir cada um; a vista de anexos lista os ficheiros.
Duas coisas a saber sobre ela:
- O filtro é o mesmo. O que definir acima — datas, processo, campos, pessoas — aplica-se. A vista só muda o que é uma linha. Quando o filtro nomeia um documento, só os ficheiros desse documento são linhas; quando nomeia um funcionário, só os ficheiros desse funcionário.
- O acesso é o mesmo. Um ficheiro só aparece se pudesse abrir o seu dossiê. Não há combinação de condições que mostre um ficheiro a que de outra forma não chegaria.
Os dois interruptores que decidem se consegue encontrar seja o que for
Lá atrás no capítulo 3, cada campo tinha estes:
| Interruptor | O que lhe dá |
|---|---|
| Is searchable | O valor pode ser encontrado escrevendo-o na caixa de pesquisa |
| Is filterable | O valor aparece como filtro na lista de dossiês |
Nenhum vem ligado, e nenhum se aplica retroativamente à forma como as pessoas pensam. Se o Número da apólice não for pesquisável, alguém com um número de apólice na mão não consegue encontrar o caso. Acabará por o encontrar, abrindo casos até um corresponder, e concluirá que o sistema é lento.
Volte aos seus nove processos e pergunte, para cada campo: haveria alguém a chegar com este valor na mão? Número da apólice, referência do sinistro, nome do fornecedor, número do contrato — sim. Valor estimado, notas internas — não.
Marque esses como pesquisáveis. Leva dez minutos e é a diferença entre um sistema que as pessoas usam e um sistema que as pessoas toleram.
O mesmo para filtrável: vale a pena filtrar por um campo se alguém quisesse todos os casos em que ele é igual a X. Tipo de sinistro, sim. Data do sinistro, provavelmente. Descrição em texto livre, não — um filtro com duzentos valores distintos não é um filtro.
Pesquisar dentro dos documentos
A caixa de pesquisa também alcança o conteúdo dos documentos que foram processados — e não apenas os valores nos campos. Era para isso que servia o motor de extração do capítulo 3.
Um documento com o Skip AI processing ligado é guardado mas não é lido, por isso o seu conteúdo não é pesquisável. É uma escolha razoável para um contrato assinado dentro do qual ninguém precisa de pesquisar, e a errada para um relatório sobre o qual alguém vai fazer perguntas.
Quando usar a pesquisa e quando perguntar ao Genius
São ferramentas diferentes e a distinção é útil:
- A pesquisa responde a onde está? — sabe o que procura e precisa de lá chegar.
- O Genius responde a o que é que diz? — tem uma pergunta e não sabe que documento tem a resposta.
Se vir pessoas a perguntar ao Genius coisas que a pesquisa responderia mais depressa, os campos provavelmente não estão pesquisáveis.
O que deve ter agora
- Um painel com pelo menos um quadrante povoado.
- Todos os campos com que alguém possa chegar na mão, marcados como pesquisáveis.
- Dois ou três campos marcados como filtráveis, e nenhum deles em texto livre.