Um dossiê de colaborador digital não é uma pasta com o nome da pessoa. É a lista dos documentos que a organização decidiu exigir para aquela pessoa — contrato, identificação, certificados, formação — em que cada documento sabe se está em falta, se ainda está válido, quem o validou e quem o pode ver. A gestão documental de RH com IA começa nessa lista, não no modelo que lê os ficheiros.
Os processos de Recursos Humanos dependem de documentos que mudam ao longo do tempo. Uma admissão pode começar com identificação, dados fiscais, contrato, comprovativos, certificados e formulários internos. Meses depois surgem renovações, formações, avaliações, documentos médicos, adendas contratuais ou comprovativos que expiram.
Quando estes documentos vivem em pastas partilhadas e folhas de cálculo, a equipa de RH passa demasiado tempo a confirmar o básico: o que falta, o que expirou, quem validou, que documento é confidencial e que ação precisa de acontecer a seguir. Não é por falta de ferramentas: o SharePoint guarda e versiona bem, a folha de cálculo mantém bem uma lista com datas, e o email é onde os documentos chegam. Nenhum deles sabe para que serve o ficheiro que guarda — e por isso nenhum sabe dizer o que falta.
O DOK Genius estrutura esses fluxos como dossiês governados. Cada tipo de processo de RH — admissão, renovação de contrato, mudança de função, saída — pode definir os documentos esperados, os campos a recolher, as validações, os prazos, as regras de confidencialidade e as etapas de revisão. Que documentos exigir continua a ser uma decisão da organização; o DOK Genius assegura que é aplicada e fica registada.
Admissão e onboarding documental
Num onboarding, tudo tem de estar pronto antes da data de entrada. O DOK Genius organiza documentos obrigatórios e opcionais por processo; um processo de admissão típico declara algo como isto:
| Documento | Obrigatório na admissão | Tem validade | Quem costuma validar |
|---|---|---|---|
| Contrato assinado | Sim | Só se for a termo | RH |
| Documento de identificação | Sim | Sim | RH |
| Certificado profissional | Depende da função | Sim | Responsável técnico |
| Formação obrigatória | Sim | Sim, com renovação periódica | Formação ou segurança |
| Documento médico | Quando aplicável | Sim | Acesso restrito |
Cada novo colaborador gera um dossiê com essa lista já preenchida: antes de qualquer ficheiro ser carregado, já sabe o que precisa de existir. Se faltar um documento obrigatório, a submissão é bloqueada e o dossiê mostra qual. Se um ficheiro precisar de correção, o estado do documento («a corrigir») mostra-o, sem obrigar a equipa a procurar mensagens antigas. O manual mostra como se trabalha um dossiê, e o que é, afinal, um dossiê explica porque é que a lista é copiada para o dossiê em vez de referenciada.
Documentos que expiram
Muitos documentos de RH não são estáticos. Certificados, formações obrigatórias, autorizações, documentos médicos ou comprovativos têm validade limitada — e um documento que caducou em silêncio é mais caro do que um que nunca chegou, porque ninguém está a olhar para ele.
No DOK Genius, a validade é uma propriedade do documento, definida no processo. Quando um documento esperado exige data de validade, «expirado» passa a ser um estado do documento, como «em falta» ou «validado»; o ecrã de documentos por vencer lista, uma linha por documento, o que expirou, o que vence em 30 dias e o que vence entre 31 e 90 dias, em três contagens separadas; e a validade pode ser renovada, ou o ficheiro substituído, a partir da lista.
As campanhas de renovação — pedir o documento novo a cada colaborador, registar a entrega e lembrar quem ainda não entregou — estão previstas no roadmap e podem ser acompanhadas no roadmap. Hoje, a renovação é feita documento a documento.
Numa auditoria interna, numa inspeção ou numa revisão de contrato, a pergunta é o que estava válido numa data e quem o confirmou. O histórico do dossiê regista cada validação, substituição e decisão, com autor e data.
Confidencialidade por documento
Nem todos os documentos de RH devem ser vistos pelas mesmas pessoas. Um contrato, um certificado de formação e um documento médico podem pertencer ao mesmo dossiê, mas exigir níveis de acesso diferentes.
Hoje, a confidencialidade é definida ao nível do dossiê, herdada do processo por omissão, em quatro níveis — público, interno, confidencial e restrito — e combina-se com a unidade organizacional e a função de cada utilizador. Isto separa os dossiês da medicina do trabalho dos dossiês de admissão; não separa dois documentos dentro do mesmo dossiê.
A confidencialidade fina por documento individual, prevista no roadmap, dará a cada documento a sua própria política de acesso. Quem pode abrir o dossiê verá que existe um documento restrito, mas não os ficheiros, a pré-visualização, o texto extraído nem as fontes que o assistente use dele. O dossiê continua completo sem expor informação sensível a quem não precisa dela. O modelo de acesso atual está descrito em segurança e em equipas, unidades e quem vê o quê.
IA com revisão humana
A IA ajuda a classificar documentos, extrair campos, detetar datas de validade e encontrar inconsistências. Mas processos de RH exigem cuidado: uma data de validade lida da linha errada de um certificado médico é pior do que nenhuma data.
Por isso, o DOK Genius combina automação com revisão humana. O que a IA lê é uma proposta até uma pessoa a confirmar na revisão de qualidade; as aprovações ficam registadas contra o estado do dossiê no momento da decisão; e o histórico é auditável.
Perguntas frequentes
O DOK Genius substitui o sistema de RH?
Não necessariamente. O sistema de RH continua a ser o dono do registo do colaborador e do processamento salarial; o DOK Genius governa a camada documental por baixo desses processos e liga-se a sistemas de RH, ERP ou ferramentas internas quando o processo exigir — ver integrações.
Posso acompanhar documentos que expiram?
Sim. Cada documento esperado pode exigir data de validade, e o ecrã de documentos por vencer lista o que expirou ou está prestes a expirar, com renovação a partir da lista. As campanhas de renovação em lote estão previstas no roadmap.
Documentos sensíveis podem ter acesso restrito?
Sim. Hoje, a confidencialidade é definida por dossiê, em quatro níveis. A confidencialidade por documento individual, dentro do mesmo dossiê, está prevista no roadmap.
A IA valida sozinha os documentos de um colaborador?
Não. A IA classifica, extrai campos e propõe datas de validade; uma pessoa confirma na revisão de qualidade antes de o documento passar a «validado».